Тема 6.2 Управление ячейками электронных таблиц

Операция над ячейками и ввод данных.

 В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы. Константы делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Числа включают цифры и символы-разделители: десятичная точка, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение (р. или $). Текст – это последовательность букв, цифр, специальных символов.

Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Формулы содержат константы, ссылки на ячейки, функции, операторы. При вводе формулы вначале ставится символ “=” (например, =A1+B1).

Действия над ячейками

Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия:

1. форматирование;
2. копирование;
3. перемещение
4. вставка;

Для выделения блока смежных ячеек существует два способа:

1) с помощью клавиатуры – одновременно нажать клавишу и клавишу перемещения курсора;

2) с помощью мыши – установить указатель мыши в начало выделения и, держа нажатой левую кнопку, протащить мышь до конца выделяемого блока ячеек;

Для выделения блока несмежных ячеек необходимо предварительно нажать и держать клавишу во время выделения необходимой области.

Операции копирования, перемещения, удаления блоков ячеек подобны соответствующим операциям над фрагментами текста.

Форматирование таблицы

        Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой ФОРМАТ, Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок:

1. Число – выбирает категории значений ячейки и задние кодов формата;
2. Выравнивание – определяет способ выравнивания значений ячейки по горизонтали и вертикали, ориентацию текста, перенос по словам длинных строк;
3. Шрифт – изменяет шрифт, стиль, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках;
4. Рамка – создает рамки или линии вокруг ячейки (обрамление);
5. Вид – позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор)

Выделение ячеек.

Выделение ячеек при помощи  мыши.

Выделение столбцов.

Один столбец – выделяется щелчком  мыши на  заголовке соответствующего столбца.

Нескольких столбцов – выделить один и протянуть мышь, не отпуская левую клавишу по всем нужным столбцам.

Несмежные столбцы – щелчком мыши на заголовке  нужного столбца при нажатой клавише CTRL.

Выделение строк.

Одна строка – выделяется щелчком мыши на ее номере.

Нескольких строк – выделить одну строку и протянуть мышь, не отпуская левую клавиши по всем нужным строкам.

Несмежные строки – выделяются щелчком мыши по номерам нужных строк при нажатой клавише CTRL

Выделение всего рабочего листа – щелчком мыши на кнопке Выделить все.

Выделение диапазона ячеек

Протащить указатель мыши по нужным ячейкам.

Щелкнуть мышью по первой ячейке диапазона, затем при нажатой клавиши Shift по последней.

Выделение ячеек при помощи клавиатуры.

Выделение столбцов.

Использовать комбинацию клавиш  CTRL+SPACEBAR (пробел).

Выделение строк.

Использовать комбинацию клавиш  SHIFT+SPACEBAR .

Выделение рабочего листа.

Использовать комбинацию клавиш CTRL+ SHIFT+SPACEBAR.

Изменение размеров столбцов и строк.

Изменение ширины  столбцов.

Выделить столбец, щелкнуть правой клавишей мыши, использовать команду Ширина столбца из появившегося меню.

Использовать автоподбор ширины:

Дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца.

Использовать команду ФорматСтолбецШирина.

Изменение высоты строк.

Выделить строку, щелкнуть правой клавишей мыши, использовать команду Высота  строки  из появившегося меню.

Использовать команду ФорматСтрокаВысота.

Перетащить мышью нижнюю границу номера строки.

Ввод данных. Ввести данные, затем

Нажать клавишу ENTER, при этом активной станет нижняя ячейка.

Нажать клавишу TAB, при этом активной станет ячейка справа.

Щелкнуть мышью по кнопке ввода в строке формул, при этом останется активной текущая ячека

Нажать клавишу управления курсором (просто выйти из ячейки).

Щелкнуть мышью в любой другой ячейке.

Редактирование данных.

Нажать клавишу Enter.

Нажать клавишу F2.

Дважды щелкнуть мышью по ячейке.

1. Создайте рабочую книгу с помощью команды ФАЙЛ, Создать;

2. Переименуйте рабочий лист, выполнив следующие действия:

3. Сохраните созданную рабочую книгу под своей фамилией  на диске C: в папке Мои документы, выполнив команду ФАЙЛ, Сохранить как….

4. Построить таблицу.

5. Сделать заливку  «шапки» таблицы цветом.

Типы данных в ячейках.

Данные в ячейках могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст– последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов. После ввода символьные данные в ячейке выравниваются по левому краю.

Числамогут включать цифры и различные символы: знак процента, денежные обозначения (р. или $), разделители и др. При этом в качестве десятичного разделителя в России обычно используется запятая, а в качестве разделителя тысяч – пробел. По умолчанию цифровые данные выравниваются по правому краю ячейки.

!! Откройте Лист1 и ведите в ячейку С4 число 96.15. Обратите внимание, что оно прижато к левому краю

ячейки, так как Excel воспринял его как текстовую строку.

!! Замените в С4 точку на запятую. Обратите внимание, что число сдвинулось вправо.

Дата и времявводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Для того чтобы они не воспринимались программой как текст, перед ними нельзя ставить пробел.

Программа Excelраспознает внешние форматы дат, в которых день, месяц и год разделены с помощьюкосой черты,точки илипробела. Например, 31/12/99, 31.12.99 или 31 декабрь 99.

!! Введите в ячейку С5 сегодняшнюю дату. Сравните введенный формат даты с форматом в строке формул.

!! Введите в ячейку С6 дату своего рождения, начинающуюся с пробела. Отметьте, что содержимое ячейки воспринимается как текстовые данные.

Формулой в электронной таблице называют математическую запись действий, производимых над данными таблицы. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=), ввод формулы заканчивается нажатием клавишиEnterили одноименной кнопки в строке формул ().

Формула содержит операнды (числовые константы, ссылкина ячейки ифункции Excel), соединенные операторами (табл.2). Для ввода в формулу адреса ячейки (диапазона ячеек) можно использовать клавиатуру или более простой способ – выделение ячейки или блока ячеек. Для быстрой вставки имени в формулу используется клавишаF3, после нажатия которой появляется диалоговое окноВставить имя, в котором выбирается требуемое имя.

При вычислениях по формуле соблюдается принятый в математике порядок выполнения операций.

Примеры формул: =(F25+G25)/G26-F24; =(F1^2+F2^2)*F3.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используется имя листа и восклицательный знак, например: Лист2!В5, Итоги!С7, а для ссылки на ячейку с указанием книги дополнительно указывается в квадратных скобках имя книги (файла), например: [Книга1]Лист2!F4.

Например: =(А7- Лист3!В7)* [Отчет]Сессия!F4.

В ячейке, содержащей формулу, отображается текущий результат вычисления по этой формуле. Если сделать ячейку активной, то формульное выражение отобразится в строке формул. При изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка, значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается.

Редактирование и сортировка содержимого ячеек.

Добавление и редактирование содержимого ячейки таблицы

Добавлять содержимое в таблицу можно несколькими способами. Можно ввести новое содержимое, скопировать и вставить содержимое из других источников или применить автозаполнение в Pages.

Во время набора текста в Pages появляется список ранее введенных данных, который можно использовать для ускорения набора. Появление списка автодополнений можно отключить в настройках Pages.

Выбор ячеек

• Выбор ячейки. Нажмите на нее.

• Выбор диапазона ячеек. Нажмите одну из ячеек, затем перетяните метку-манипулятор (белую точку) в любом направлении, чтобы охватить нужный диапазон ячеек.

• Выбор ячеек, расположенных не рядом. Нажмите ячейку, затем выберите другие ячейки, удерживая клавишу Command.

Если ячейка пуста, нажмите ее и начните вводить текст. Если в ячейках есть данные, выполните одно из следующих действий.

• Замена содержимого Нажмите ячейку, затем начните вводить данные. Имеющееся содержимое будет заменено новым.

• Редактирование содержимого Дважды нажмите ячейку, чтобы в ней появилась точка вставки. Для перемещения точки вставки нажмите место, где должна отобразиться точка вставки; затем введите содержимое.

• Удаление всего содержимого Нажмите ячейку, затем нажмите клавишу Delete.

По мере ввода Pages отображает список вариантов для автозаполнения. В списке предлагается текст, ранее введенный в этом столбце, но без текста из верхнего и нижнего колонтитулов. Нажмите Tab, чтобы использовать в ячейке предложенный вариант. Чтобы отключить функцию автозаполнения, выберите «Pages» > «Настройки» (в меню «Pages» в верхней части экрана), нажмите «Основные», затем снимите флажок «Показывать предложения при редактировании ячеек в таблице» в разделе «Правка».

• Выберите ячейки, затем нажмите «Удалить».

  Удаление очищает данные в ячейке, но не затрагивает формат данных, стили текста и самой ячейки.

  Чтобы удалить все данные, форматирование и стили, выберите ячейки, затем выберите «Правка» >

• «Очистить все» (меню «Правка» расположено в верхней части экрана компьютера).

Содержимым выбранных ячеек можно быстро заполнить смежные ячейки, не вводя его заново. Можно также заполнить строку или столбец логической последовательностью данных — например, цифр, дат или букв.

• Выполните одно из следующих действий.

  • Заполнить смежные ячейки содержимым одной или нескольких ячеек. Выберите ячейки, содержимое которых нужно скопировать, затем наведите курсор на границу выделенной области, пока не появится желтая метка-манипулятор автозаполнения. Перетяните ручку через ячейки, в которые следует скопировать данные.

• • Добавляются любые данные, формат ячейки, формула, граница ячейки или заливка, связанные с выбранными ячейками, но комментарии не добавляются. Автозаполнение приводит к перезаписи текущих данных добавляемыми Вами значениями.

  • Автоматически заполнить смежные ячейки последовательным содержимым или шаблонами. Введите первые два элемента серии в первые две основные ячейки строки или столбца, для которых требуется заполнение; например, введите A и Б. Выберите ячейки, поместите указатель на границу выделенной области, чтобы появилась желтая ручка автозаполнения, затем перетяните ручку через ячейки, которые необходимо заполнить.

    Вы также можете автоматически заполнить ячейки, используя шаблоны значений. Например, если

• • две выделенные ячейки содержат 1 и 4, то при перетягивании их через две соседние ячейки, в соседние ячейки добавятся значения 7 и 10, (то есть значение всякий раз увеличивается на 3).

Автозаполнение не устанавливает постоянных связей между ячейками в группе. После автозаполнения Вы сможете изменить значения ячейки независимо друг от друга.

При автозаполнении ячеек все формулы, которые ссылаются на эти ячейки, автоматически обновляются с использованием нового значения.

1. Выберите Pages > «Настройки» (в меню «Pages» в верхней части экрана компьютера), затем нажмите «Основные».

2. Снимите флажок «Показывать предложения при редактировании ячеек в таблице», чтобы отключить автодополнение, или установите его, чтобы включить эту функцию.

При копировании ячейки или перемещении информации из ячейки в другое место таблицы также копируются или перемещаются все ее свойства, включая данные, формат, заливку, границы и комментарии.

1. Выберите ячейки, которые хотите скопировать или переместить.

2. Выполните одно из следующих действий.

   • Переместить данные. Нажмите ячейки и удерживайте их, пока они не поднимутся. Затем перетяните их в другое место в таблице. Существующие данные будут замены новыми данными.

   • Вставить и перезаписать существующие данные. Выберите «Правка» > «Скопировать» (в меню «Правка» в верхней части экрана компьютера). Выделите верхнюю левую ячейку, начиная с которой нужно вставить данные, затем выберите «Правка» > «Вставить».

1. • Если диапазон данных содержит формулы, выберите «Вставить результаты формулы».

   • Вставить без перезаписи. Выберите «Правка» > «Скопировать», выберите ячейки назначения, затем выберите «Вставка» > «Скопированные строки» или «Вставка» > «Скопированные столбцы» (меню «Вставка» расположено в верхней части экрана компьютера). Новые строки или столбцы добавляются в скопированные ячейки.

   • Вставить стиль ячейки. Выберите «Формат» > «Скопировать стиль» (в меню «Формат» в верхней части экрана компьютера). Выделите ячейки, стиль которых необходимо скопировать, и выберите «Формат» > «Вставить стиль».

   • Вставить содержимое ячейки без стиля. Выберите «Правка» > «Скопировать», выделите ячейку, куда нужно вставить данные, затем выберите «Правка» > «Вставить и согласовать стиль» (меню

1. • «Правка» находится в верхней части экрана компьютера). Вставленные ячейки принимают форматирование нового местоположения.

   • Вставить рядом с имеющейся таблицей. Перетяните ячейки в нужное место. Будет создана новая таблица со скопированными ячейками.

Выделение строки или столбца в ячейке. Можно временно выделить строку или столбец в ячейке синим цветом при перемещении указателя по таблице. В большой таблице это поможет определить ссылки на столбец или строку для определенных ячеек.

Правка содержимого ячеек.

Замена содержимого

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова

достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.

Проверка правописания в документе

Microsoft Excel позволяет проверять орфографию текста, введенного в ячейки, а также надписей на листе. Грамматическая и стилистическая проверка не производится. Орфографию можно проверять на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках.

1. Во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Орфография.

2. При обнаружении орфографической ошибки появится диалоговое окно Орфография. В заголовке окна будет указан также язык проверки.

1. В верхней части диалогового окна Орфография отображено ошибочное слово. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова.

2. Для исправления ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все.

3. Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова, то ошибку следует исправлять самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить или Заменить все.

Слово в документе может быть написано правильно, но оно отсутствует в словарях. Во избежание дальнейшего определения его как ошибочного, слово следует добавить во вспомогательный словарь. Для добавления слова в словарь нажмите кнопку Добавить.

Команды отмены поворота.

В Excel можно отменять выполненные команды или действия. Для отмены последней команды или действия щелкните по кнопке Отменить стандартной панели инструментов или команда Правка/Отменить…, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Z.

Если вы, например, использовали команду с меню Правка и стерли весь рабочий лист с рабочей книги, то в меню появится команда Невозможно отменить.

В Excel можно повторить последнюю отмененную команду или действие. Для этого щелкните по кнопке Вернуть стандартной панели инструментов или выполните команду Правка/Вернуть…, или нажмите клавишу F4, или комбинацию клавиш Ctrl+Y.

 Функция поиска и замены.

Функция поиска и замены текста не только ускоряет процесс правки, но и может оказаться полезной при поиске и замене определенных параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Поиск

Для выполнения поиска надо выбрать команду “Правка”-“Найти” (Ctrl+F). При этом на экране будет отображено окно диалога поиска и замены.

В поле “Найти” необходимо ввести образец для поиска. Для начала поиска надо нажать кнопку “Найти далее”. Word выполнит поиск по указанному образцу с того положения, где находится курсор, в направлении к концу документа. Если нужный фрагмент текста найден, то поиск приостанавливается, а найденный текст выделяется. Для продолжения поиска надо опять нажать кнопку “Найти далее”. Когда достигнут конец документа, Word об этом сообщает и предлагает продолжить поиск с начала документа. Если необходимости в дальнейшем поиске нет, то надо нажать кнопку “Отмена”.

Замена

Для выполнения поиска и замены текста надо выбрать команду “Правка”-“Заменить” (Ctrl+H). При этом на экране будет отображено окно диалога поиска и замены.

В поле “Найти” надо ввести фрагмент текста, подлежащей замене. В поле “Заменить на” – текст, который будет вставлен. Для начала замены надо нажать кнопку “Найти далее”. Word найдет первый фрагмент текста, подлежащей замене и выделит его. Для замены необходимо нажать кнопку “Заменить”. Если вы уверены в правильности замены и нет необходимости контролировать этот процесс, то можно нажать на кнопку “Заменить все”. При этом все найденные фрагменты будут заменены и в конце операции Word предоставит отчет о количестве произведенных замен.

Следует быть очень внимательным при замене текста. Например, введя для замены текста слово “банк”, Word сделает замену во всех словах, где встречается это словосочетание (Приватбанк, банкомат, Ва-банк и т.д.).

Изменение параметров поиска и замены

При щелчке на кнопке “Больше”, расположенной в окне диалога “Найти и заменить”, отображаются дополнительные параметры, позволяющие более точно определить искомый фрагмент и способ выполнения операции поиска (смотри рисунок выше).

Выпадающий список “Направление”.

Определяет область документа, в которой необходимо выполнять поиск. По умолчанию выбирается значение “Везде”, т.е. поиск во всем документе, начиная с текущего положения курсора.

Флажок “Учитывать регистр”.

По умолчанию Word не учитывает регистр букв при поиске. Если флажок установлен, то Word найдет слова, в точности соответствующие указанному образцу для поиска.

Флажок “Только слово целиком”.

Пропуск включений, соответствующих указанному образцу для поиска, если они являются частью слова. Этот параметр может оказаться полезным при поиске слов, часто являющихся фрагментами других слов. Например, слово “дом” встречается в таких словах как “домашний”, “домовой”, “бездомный” и т.д.

Флажок “Подстановочные знаки”.

При установке этого параметра Word рассматривает такие символы, как * (заменяет любое количество любых символов) ? (заменяет один любой символ), как специальные символы, используемые для замены отдельных частей слова, а не как собственно текст.

Флажок “Произносится как”.

Этот параметр полезен, если написание искомого слова вызывает сомнения. В этом случае можно ввести слово так, как оно слышится, а Word автоматически найдет такое слово. Например, “инжинер” – “инженер”.

Флажок “Все словоформы”.

Используется для поиска всех грамматических форм указанного слова, например, множественного числа – “машина” – “машины”.

Кнопка “Формат”, расположенная в нижней части окна диалога “Найти и заменить” позволяет выполнять поиск определенных параметров форматирования текста (шрифт, абзац, язык, параметры рамки и т.д.).

Сортировка диапазона ячеек по одному критерию.

При быстрой сортировке не всегда очевидно, какая часть табличного документа будет отсортирована. Если необходимо уточнить параметры, сортировку выполняют иначе. Для сортировки данных, находящихся в определенном диапазоне ячеек, выделите его и дайте команду Данные > Сортировка — откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.

Программа автоматически определяет, содержит ли таблица или выделенный диапазон подписи столбцов. Если подписи обнаружены, в качестве обозначений столбцов используются именно они; если подписей нет, столбцы обозначаются номерами рабочего листа. Правильный способ обозначения столбцов таблицы уточняют с помощью переключателей панели Идентифицировать диапазон данных по. Если подписи столбцов входят в выделенный диапазон, они не участвуют в сортировке. Если вы работаете с программой

1С, то можете посмотреть цены на услуги 1с.

В раскрывающемся списке Сортировать по выбирают столбец, по которому необходимо провести сортировку. Направление сортировки задают с помощью переключателей.

В некоторых случаях сортировку проводят по нескольким критериям. Например, в списке клиентов фирмы могут быть представлены лица, имеющие одинаковую фамилию, — в этом случае записи сортируют еще и по имени. Если комбинация имени и фамилии встречается неоднократно, записи сортируют по дополнительному критерию, например по телефонному номеру. Такую сортировку называют многоуровневой.

Сортировку по первому из заданных критериев называют первичной, а сортировку по дополнительным критериям — вторичной, третичной и так далее. Табличный процессор Excel позволяет за одну операцию

выполнять трехуровневую сортировку. Параметры вторичной и третичной сортировки задают на панелях Затем по и В последнюю очередь, по.

Когда все параметры сортировки диапазонов заданы, нажмите кнопку ОК. Входе сортировки фактическое содержание ячеек рабочего листа меняется. Если результат сортировки не устраивает, немедленно нажмите комбинацию клавиш CTRL+Z, чтобы отменить операцию.

Копирование, перемещение и удаление данных.

Между копированием и перемещением папок или файлов есть существенная разница. В результате копированиясоздаётся новый файл или папка – дубликат (физическая копия) исходного файла или папки, а сам оригинал сохраняется. Приперемещенииже папок и файлов они физически удаляются из исходного места расположения на носителе, а затем помещаются в новое. Для выполнения этих действий предусмотрены два метода.

Первый способ скопировать или переместить файл или папку – воспользоваться методом «перетащить и опустить».Чтобы успешно выполнить операцию «перетащить и опустить», в окне «просто папки» или Проводника должно быть видно как исходное местоположение файла или папки, так и место, в которое вы

хотите скопировать или переместить этот файл или папку.

Поэтому при выполнении операции «перетащить и опустить» обычно удобнее использовать Проводник. Слева списокПапкиэтой программы отображает иерархию папок, и можно сделать так, чтоб на экране было видно как исходное, так и конечное местоположение копируемого или перемещаемого объекта (можно, например, расположить рядом два окнаПроводника).

Если оба адреса одновременно не видны, следует воспользоваться методом «копировать и вставить»– для копирования или«вырезать и вставить»– для перемещения. При таком подходе сначала выполняется первая операция, потом вторая– «вставить».В результате первой операции объект или его копия помещаются в специальную область памятибуфер обмена,а в результате второй они из буфера перепрописываются или перемещаются по новому адресу. Буфер обмена – это временное хранилище

данных, из которого можно извлекать многократно, пока туда не будет помещена другая информация.

Реализовать как первый, так и второй метод можно несколькими способами – с помощью меню, кнопок на панели инструментов, правой кнопки мыши или комбинации клавиш. Всё сказанное здесь и далее относительно копирования и перемещения, естественно, справедливо также для групп файлов. Поэтому для простоты изложения будем далее говорить о файле, подразумевая также группу файлов или папку.

Копирование и перемещение перетаскиванием мышью

Чаще других эти операции осуществляется путем перетаскивания объекта левойкнопкой мыши. Для этого необходимо, чтобы на экране одновременно присутствовали и файл, и приёмник – окно открытой папки

или хотя бы её значок. Если файл и приёмник расположены в разных папках, для этого надо проще воспользоваться Проводником или одновременно распахнуть два окна.

Для перетаскивания курсор устанавливается на значке файла и с помощью левойклавишу мыши файл перетаскивается на свободное место папки-приёмника или на её значок. Во втором случае значок папки должен засветиться, когда значок перемещаемого файла совмещается с именем папки. После выполнения операции следует проверить результат (появился ли файл в соответствующей папке). Длякопированияфайла, выполняются такие же действия, но при нажатой кнопке<Ctrl>.

Метод «перетащить и опустить» имеет некоторые особенности в зависимости от того, реализуется он в пределах одного диска или объект перетаскивается на другой диск.Если файл перетаскивается на другой диск, происходит не перемещение, акопирование этого файла. Для того чтобы переместить файл

на другой диск, надо перетаскивать его при нажатой кнопкеShift. Рекомендуется выполнить такую же последовательность действий, какая была изложена выше дляCtrl. Таким образом, при перетаскивании файла в пределах одного диска происходит его перемещение, при перетаскивании на другой диск происходит копирование файла.

При перетаскивании файла в пределах одного диска при нажатой клавише Shift происходит его перемещение (как и по умолчанию). При перетаскивании на другой диск при нажатой Ctrl происходит копирование файла (как и по умолчанию). Так что для единообразия можно всегда копировать с клавишей Ctrl, а перемещать с Shift.

Перетаскивание правой кнопкой мыши позволяет действовать одинаково в случае копирования и перемещения.

1. Указатель мыши устанавливается на файл, который следует переместить или скопировать, и нажимается правая кнопка мыши.

1. Файл перетаскивается на новое место, кнопка мыши отпускается. Появляется контекстное меню, в котором нужно выбрать подходящую команду –Копировать или Переместить.

Эта процедура перетаскивания файла правой кнопкой мышки одинакова, независимо от того используется один или разные диски.

Копирование и перемещение с использованием буфера обмена.

Если исходный или конечный адрес копирования не видны на экране, скопировать файл можно с помощью процедуры «копировать» и «вставить»:

1. Выделитьфайл, который нужно скопировать.

1. Щёлкнуть на кнопкеКопировать на панели инструментовСтандартные кнопкиили вменюПравкавыберите пунктКопировать.
2. Открыть диск или папку, в которую будет выполняться копирование.
3. Щёлкнуть на кнопке Вставить панели инструментов Стандартные кнопки или в меню Правка выберите пункт Вставить.

Чтобы переместитьфайл, необходимо выполнить аналогичную последовательность действий, только в пункте 2 вместоКопироватьвыбирать вариантПереместить. Аналогичным образом метод«копировать («вырезать») и вставить»может быть реализован также с помощьюправойкнопки мыши.

Рассматриваемые операции можно выполнять также с помощью комбинации клавиш. Сначала следует выделить нужный файл, и нажатьCtrl+C – КопироватьилиCtrl+X – Вырезать.Потом открыть или щелчком активизировать открытое окно папки-приёмника и нажатьCtrl+V Вставить. Отдельные операцииКопировать, ВырезатьилиВставить можно выполнять разными способами. Скажем,Копировать – кнопкой, аВставить посредством контекстного меню или с помощью приведенной выше комбинации клавишCtrl+V.

Вместо того чтобы копировать или перемещать в другую папку реальный файл, иногда удобней для этого файла создать ярлык. Это значок (пиктограмма), который только указывает на реальный файл. Ярлыки используют для открытия файлов и запуска программ, не прибегая к поиску их в меню Пуск или в месте их хранения на жёстком диске. Чаще всего ярлыки встречаются на рабочем столе, хотя они могут находиться где угодно.

Автозаполнение для формирования прогрессий.

Программа предлагает уникальную возможность ввода данных. Давайте рассмотрим конкретный пример. При заполнении документа вам необходимо ввести порядковые номера с 1-го по 14-й. Можно вводить их вручную. Мы же воспользуемся возможностями программы.

Введите в ячейки значения как показано на рисунке.

Выделите ячейки В3 и В4, в которых расположены порядковые номера 1и 2, и поместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки В4.Указатель примет вид черного крестика, который называетсямаркером автозаполнения.  

Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, перемещайте указатель вниз. Рядом с крестиком на жёлтом фоне появляется подсказка, показывающая какое сейчас значение порядкового номера. Когда значение будет равно 14, отпустите левую кнопку мыши.

 Представьте, если бы вам понадобилось вводить вручную несколько сотен порядковых номеров. Данный приём автозаполнения позволяет вам значительно ускорить эту работу и избежать ошибок ввода.

В вышеприведённом примере мы вводили порядковые номера. Часто нам приходится вводить значения не по порядку, а в виде прогрессии с определённым шагом. Программа предоставляет нам эту возможность, которая значительно облегчит нам работу и предотвратит ошибки.

Автоматический ввод прогрессии 

Прогрессия – ряд увеличивающихся или уменьшающихся чисел, в котором разность или отношение между соседними числами сохраняют постоянную величину.

Арифметическая прогрессия – последовательность чисел, каждое из которых получается из предыдущего путём прибавления или вычитания некоего постоянного числа.

Геометрическая прогрессия – последовательность чисел, каждое из которых получается из предыдущего путём умножения или деления на некое постоянное число.

Давайте рассмотрим пример заполнения арифметической прогрессии с шагом 4, т.е. каждый следующий член прогрессии образуется прибавлением к предыдущему числа 4 (1,5,9,13…).

Есть 2 варианта заполнения прогрессии. В первом примере мы будем использовать приём перетаскивания маркера автозаполнения. Во втором воспользуемся командами меню.

1. Введите в ячейку В2 значение «1», а в ячейку В3 значение «5». Выделите ячейки как показано на рисунке.

2. Поместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки В3, при этом он примет вид чёрного крестика.

3. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, перемещайте указатель вниз. Рядом с указателем появляется подсказка, указывающая числовое значение. Когда дойдёте до нужного значения, отпустите левую кнопку мыши. 

Использование меню предоставляет нам больше возможностей для ввода прогрессий.

Давайте рассмотрим пример ввода геометрической прогрессии. В ходе рассмотрения примера вы легко разберётесь, как с помощью меню вводить любую прогрессию (и арифметическую, и геометрическую).

1. Введите в ячейку В2 значение «2,5». Выделите необходимый диапазон ячеек, как показано на рисунке.

2. Установите указатель на надпись «Меню» на Ленте и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.

3. Установите указатель на надпись «Правка» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. Справа автоматически появится ещё один список.

4. Установите указатель мыши на пункт «Прогрессия…» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. 

На экране появится окно «Прогрессия». В этом окне необходимо сделать следующие установки:

1. Установите указатель  на надпись «геометрическая» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.

2. Введите шаг прогрессии, например, 2.

3. Если необходимо, установите предельное значение. В этом случае будут заполнены только те ячейки, значение в которых не превысит предельное значение. Давайте зададим предельное значение «1000».

4. Установите указатель мыши на кнопку «ОК» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.

Если вы всё сделали правильно, выделенный диапазон будет заполнен, как показано на рисунке. Обратите внимание, что не все ячейки выделенного диапазона были заполнены. Это связано с тем, что мы ввели максимальные ограничения для прогрессии. Следующий после 640член прогрессии больше 1000. На этом заполнение прогрессии было остановлено.

Ещё раз внимательно изучите окно Прогрессия. Теперь вы без труда сможете ввести в ячейки любую прогрессию по вашему желанию. Помимо числовых значений в качестве членов прогрессии могут выступать и даты.

Автозаполнение можно производить не только вертикально, но и по горизонтали. Давайте рассмотрим часто встречающийся пример, когда необходимо в качестве наименований столбцов указать месяца года.

1. Введите в ячейку В2 значение «Январь».

2. Установите указатель мыши в правый нижний угол ячейки.

После того как указатель примет вид чёрного крестика, нажмите левую кнопку мыши и перемещайте указатель вправо. Рядом с крестиком появляется подсказка, указывающая значение месяца. После достижения нужного месяца отпустите левую кнопку мыши. Ячейки будут заполнены месяцами.

Часто приходится вводить одинаковые значения в соседние ячейки. Можно, конечно, каждый раз копировать содержимое в ячейки. Гораздо удобнее и быстрее это можно сделать, используя маркер автозаполнения.

Заполнение ячеек одинаковым содержимым

1. Введите значение в первую ячейку диапазона.

2. Установите указатель  в правый нижний угол ячейки.

3. После того, как указатель примет вид чёрного крестика, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, переместите указатель в нужном направлении. После заполнения нужного диапазона отпустите левую кнопку мыши.

Мы использовали стандартный приём автоматического заполнения.

Удобно для заполнения ячеек одинаковым содержимым использовать следующий приём. Например, вам необходимо заполнить несколько ячеек столбца одинаковыми значениями.

1. Введите содержимое первой ячейки диапазона.

2. Выделите те ячейки, в которые необходимо скопировать данное значение.

3. Войдите в меню «Правка» и выберите пункт «Заполнить».

4. Слева от пункта «Заполнить» появится список с указанием направления, в котором будут заполнены ячейки. Установите указатель мыши на пункт «Вниз» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.

Программа подсказывает, что для заполнения диапазона ячеек вниз можно воспользоваться комбинацией клавиш:

Ctrl + D

Пункты 3 и 4 вы можете заменить простым нажатием вышеуказанной комбинации клавиш.

Нажмите на клавиатуре клавишу <Ctrl> и, удерживая её нажатой, нажмите клавишу с английской буквой «D» (русская буква «В»).

До этого мы вводили в ячейки числовые и текстовые значения.

Теперь мы приступаем к изучению самого важного раздела, который позволит вам научиться вводить в ячейки нужные формулы.