Справочно-правовая система

Популярные Справочно-правовые системы (СПС): Консультант Плюс; Гарант; Кодекс.

Консультант Плюс – http://www.consultant.ru/about/software/cons/
Гарант –                  http://www.garant-e.ru/index.php/article/archive/37
Кодекс –                  http://strana-prava.ru/analiz/kodeks

Технология поиска информации в Справочно-правовые системы – http://vss.nlr.ru/tikhonova.php

Жизнь нашего общества регулируется множеством нормативных документов – кодексами, законами, указами, постановлениями, приказами, распоряжениями, выпускаемыми различными органами законодательной власти. Весь массив правовых актов с содержащимися в них нормами права и тесно связанных с этими актами правовоприменительных, нормативно-технических, научных и справочных материалов, охватывающих все сферы правовой деятельности принято считать правовой информацией. В правовую информацию включаются также материалы о правовом образовании и разработке научных концепций развития права. Правовую информацию, в зависимости от выпускающего органа и от того, на что она направлена, можно разделить на три большие группы: официальная правовая информация, информация индивидуально-правового характера и неофициальная правовая информация.

Официальная правовая информация – это информация, исходящая от полномочных государственных органов, имеющая юридическое значение и направленная на регулирование общественных отношений. Информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение, – это информация, исходящая от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий, и направленная на создание (изменение, прекращение) конкретных правоотношений. Неофициальная правовая информация – это материалы и сведения о законодательстве и практике его осуществления (применения), не влекущие правовых последствий и обеспечивающие эффективную реализацию правовых норм.

В последние годы обслуживающие подразделения Российской национальной библиотеки отмечали возросший спрос на официальные издания нормативно-правового характера и издания неофициального характера, публикующих также нормативные акты, комментирующие и справочные материалы. Это связано с увеличением потока правовой информации, и как следствие, появление новых категорий пользователей. Помимо специалистов юридического профиля с правовой информацией активно работают экономисты, студенты, пенсионеры и социально незащищенные категории населения. Библиотеки стали одним из основных каналов некоммерческого распространения правовой информации для широкого круга граждан.

Описание системы библиографических пособий, вопросы методики и практики библиографического поиска законодательных и нормативных актов РФ по традиционным изданиям периодического и продолжающегося характера достаточно полно разработаны в профессиональной печати (1), поэтому в данной статье мы не будем на этом останавливаться подробно. Политические и экономические реформы в России активизировали нормотворческий процесс, количество принятых за последнее десятилетие нормативно-правовых актов превышает два миллиона документов. На данный момент, обеспечение доступности и открытости всего массива законотворческих актов возможно только на основе компьютерных технологий. Электронная справочно-правовая система (СПС) – это программный комплекс, включающий в себя полнотекстовые базы данных (ПБД) и программный системный аппарат поиска информации. СПС являются разновидностью ИПС, которые уже прочно заняли свое место в системе библиотечного и справочно-библиографического обслуживания. Как правило, правовые системы состоят из комплекса обязательных универсальных (или политематических) и дополнительных тематических информационных банков правовых актов:
–  российское (федеральное) законодательство (примерно с 1991 года) – включает все нормативные акты РФ и законы СССР, действующие на территории России, правовые акты разъяснительного характера, правоприменительные акты персонального характера, законопроекты, комментарии специалистов к основополагающим документам;
– региональное законодательство – содержит документы органов государственной власти и местного самоуправления конкретного субъекта РФ;
– международное право – включает двусторонние и многосторонние международные договоры РФ, документы международных организаций, документы о ратификации;
–  судебная и арбитражная практика – включает документы, освещающие деятельность судебной системы РФ, судебные акты, материалы по вопросам правовоприменительной практики, судебные акты по делам, рассмотренных в федеральных арбитражных судах округов в порядке кассации;
–  информационные модули по отдельным отраслям права различных видов деятельности (напр., медицина, налогообложение, бухгалтерский учет, аудит, строительство, торговля и т.п.) Среди профессиональных правовых систем они составляют особую подгруппу – так называемых специализированных справочных систем. Их содержание строго привязано к специфике определенных отраслей экономики. Главная специфика специализированных систем – наличие в БД наряду с общеправовыми документами, раздела нормативов и стандартов. Стандарты – особый класс нормативных документов, формулирующих и устанавливающих технические нормы в различных областях человеческой деятельности. Несмотря на узкоспециализированный технический характер, стандарты зачастую важны и для широкого круга потребителей – например, нормативы безопасности, стандарты потребительского качества товаров и услуг, экологические стандарты и другие. Профессиональные справочные системы обеспечивают специалистов, работающих в разных областях, всей необходимой нормативной информацией;
–  проекты законов, неопубликованные документы, которые представляют большую сложность в разыскании традиционным библиографическим путем;
– электронные правовые справочники, содержащие правовую информацию для широкого круга потребителей, ориентированные для использования непрофессионалами с целью предварительного электронного юридического консультирования. Справочники содержат тексты основных правовых актов, необходимых в той или иной области применения, но самое главное, они содержат комментарии специалистов, разъясняющие применение законодательства, типовые вопросы-ответы, типовые формы документов с комментариями по их применению, электронные версии печатных изданий. Все материалы содержат ссылки на нормативные акты к текстам, к которым при желании пользователь может обратиться по ссылке.

Среди российских справочных информационно-правовых систем широко известны такие как “Гарант”, “Кодекс”, “Консультант Плюс”, “ЮСИС”, которые ориентированы на негосударственные структуры и физических лиц. Для обеспечения правовой информацией государственных органов на научно-технический центр правовой информации “Система” Федерального агентства Правительственной связи при Президенте РФ возложены обязанности по изданию и распространению Собрания законодательства Российской Федерации в машиночитаемом виде.

Эффективное использование СПС в справочно-библиографическом обслуживании обеспечивается рядом условий, соблюдаемых российскими компаниями-производителями:
– полнота наполнения достигается тем, что фирмы отслеживают и накапливают по определенной системе весь поток нормативно-правовой информации. Каждая компания располагает крупнейшим пакетом прямых договоров с органами власти и управления, которые обеспечивают передачу документов в СПС. Ежедневно в информационную базу включается до 70 документов;высокая оперативность поступления и обновления документов. На сегодняшний день единственным оперативным источником опубликования является “Российская газета”, где тексты нормативных актов публикуются непосредственно после их принятия, не позднее десятидневного срока (2):
– обеспечивают качественную юридическую обработку документа;
– постоянно актуализируют информационный банк данных;
– эффективный аппарат поиска нужного документа с гарантией полноты, достоверности и аутентичности.

Российские СПС обладают и рядом других несомненных достоинств, к которым можно отнести:
– наличие комфортного, удобного интерфейса системы;
– возможности заказа и поиска редких, узкоспециальных документов;
– предоставление дополнительных сервисных услуг;
– возможности обучения пользователей работе с СПС.

Одним из основных условий успешного библиографического разыскания конкретного документа традиционным способом является определение органа, его принявшего, вида нормативного акта и установление даты принятия. В соответствии с этим, библиограф обращается к тому или иному источнику опубликования. СПС реализуют принципиально новые технологии работы с правовой информацией, при которых эффективность поиска напрямую не связана с точным указанием тех или иных параметров документа и не зависит от источника опубликования. Компьютерные технологии, в отличие от традиционного информационно-библиографического обслуживания, позволяют не только быстро сориентироваться в законодательстве, но и предоставить доступную систему взаимосвязанных актов. В зависимости от использования различных точек доступа выделяются различные виды поиска:

1. ПОИСК ПО РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТА

Реквизит документа представляет собой параметр идентификации документа, позволяющий найти его в базе данных, например, регистрационный номер, наименование принявшего органа, рубрики классификатора, ключевые слова и пр. В зависимости от вида, правового статуса и типа хранения документ может сопровождаться различными наборами реквизитов. В частности, согласно “Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти” (3), документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
–  наименование органа власти – автора документа;
–  название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа;
–  заголовок к тексту;
–  дата;
–  индекс (номер);
–  место издания;
–  текст;
–  визы;
–  подпись;
–  отметка об исполнении документа и отправлении его в дело.

Если того требует назначение документа, его обработка и т.д., в процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть пополнен дополнительными атрибутами, например, датой включения документа в СПС.

Поиск по реквизитам – поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) – карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции. Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно. Удобство и простота этого способа не вызывает сомнений, но использование этого вида поиска возможно только при условии наличия точных реквизитов конкретного документа. Рассмотрим возможности использования этого вида поиска на конкретном примере. Для того, что бы найти Постановление Правительства РФ №739 “Об обязательном экземпляре изданий” от 24.07.1995 г. карточку реквизитов можно заполнить, используя различные поля:

1. Ввести дату принятия и номер документа (Рис.1).
2. Ввести название документа (Рис.2).
3. Ввести название издавшего органа, примерную дату принятия и ключевое слово (Рис.3).
4. Ввести точную фразу из текста: “Перечень библиотек, научных и информационных учреждений” (Рис.4).

Рис.1. Образ поискового предписания для поиска конкретного документа по реквизитам даты принятия и номера документа. (Банк правовых актов Научно-технического центра “Система”).

Рис.2. Образ поискового предписания для поиска конкретного документа по реквизитам названия документа и результат поиска (Информационно-правовая система “Кодекс”).

Рис.3. Образ поискового предписания для поиска конкретного документа по реквизитам название принявшего органа, дата и ключевое слово и результат поиска. (Справочная правовая система “Консультант Плюс”)

Рис.4. Образ поискового предписания для поиска конкретного документа по реквизитам фраза из текста документа и результат поиска (справочная правовая система “Гарант”)

2. ПОИСК ПО СПЕЦИАЛЬНЫМ КЛАССИФИКАТОРАМ

Цель классификации правовых документов заключается в возможности осуществления поиска документов по определенным темам, вопросам. В качестве примера можно привести “Классификатор правовых актов”, являющийся официальным классификатором, утвержденным Указом Президента РФ № 511 от 15.03.2000 (4). Это предметный классификатор, представляющий собой иерархическую систему юридических понятий с универсальным охватом как сложившихся самостоятельных отраслей законодательства, каждая из которых имеет развитую общую часть, так и комплексных, соединяющих в себе нормы различных основных отраслей, и отражающая весь массив законодательства (5). Эта иерархическая система отражает весь массив правовых актов. В результате классификации каждый документ находится на строго определенном месте, оказывается в своей ячейке, где его находит пользователь, выбравший интересующую его рубрику. Если документ содержит несколько норм права, относящихся к разным темам, он будет отнесен к нескольким рубрикам классификатора.

К классификаторам можно условно отнести значительный по объему ситуационный справочник, реализованный в форме алфавитно-предметного указателя. Он содержит и детализирует около сотни тысяч ситуаций, позволяя даже неподготовленному пользователю, не знакомому с аспектами использования тех или иных правовых норм, получать релевантную информацию, адекватные ответы на его вопросы (6).

В правовых информационных системах, как правило, используется несколько классификаторов по отдельным основаниям, предусмотрена возможность быстрого перехода от одного классификатора к другому, использование нескольких классификаторов при различных вариантах поиска.

3. ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК

Полнотекстовый поиск – “автоматизированный документальный поиск, при котором в качестве поискового образа документа используется его полный текст или существенные части текста” (7). В СПС полнотекстовый поиск – это программно реализованный поиск слов или комбинаций символов непосредственно в тексте документов БД. Этот вид поиска осуществляется при отсутствии точных данных о документе. Для увеличения скорости процесса используется информация индексного словаря. Возможность данного вида поиска основана на полнотекстовом автоматизированном индексировании документов, при котором все слова, встречающиеся в текстах, автоматически заносятся в словарь с указанием номера документа, где встретилось данное слово. Такой словарь структурирован в алфавитном порядке, но отличается от алфавитного указателя тем, что в него автоматически включаются все слова из текстов, а не специально отбираемые правовые термины. Полнотекстовый поиск по словам и словосочетаниям в СПС – это автоматический поиск, основанный на использовании словаря данного типа. Автоматическая методика отбора документов требует от библиографа и пользователя интеллектуального подхода при формировании поискового запроса, наличия нескольких вариантов запросов с использованием различных синонимичных терминов и определений.

Основная трудность заключается в том, что в большинстве случаев пользователям требуются документы без заранее известных точных реквизитов, только на основании общего смысла проблемы. Стратегия полнотекстового поиска в зависимости от ситуации определяет выбор наиболее оптимального алгоритма поиска. СПС позволяют реализовать возможности тематического (проблемного) и контекстного (приблизительного) поиска в том случае, когда известна общая тематическая направленность документов. Наиболее эффективны результаты тематического поиска в ситуации, когда неточно или нечетко определена проблема или ее границы. Контекстный вид поиска рекомендуется в следующих случаях:
–  невозможность точной формулировки поискового запроса;
–  затруднения при определении точных юридических терминов, которыми характеризуется та или иная проблема, необходимость получения максимума документов, даже отдаленно относящихся к интересующей проблеме.

Иногда в конечный результат контекстного поиска в виде списка документов может включать помимо важных нерелевантные и случайные. Например, в список документов по запросу “Государственная символика Российской Федерации”, наряду с основополагающими законами “О Государственном Гербе РФ”, “О Государственном флаге РФ”, “О Государственном Гимне РФ” указан Федеральный закон № 99-ФЗ от 15.07.2000 “О карантине растений”, где статья 17 гласит: “Государственная служба карантина растений Российской Федерации имеет флаг, вымпел и опознавательный знак…”

Каждый вид поиска имеет свои достоинства и недостатки, преимущества и ограничения при использовании. Наибольшая эффективность достигается сочетанием различных видов поиска. Например, при выполнении запроса по поиску нормативных актов, в которых оговаривается разрешение для водителей категории “С” управлять автомобилем с прицепом, вес которого составляет свыше 750 кг, поиск в таких общеизвестных документах, как “Правила дорожного движения ” и Федеральном законе № 196-ФЗ в ред. от 02.03.99 “О безопасности дорожного движения”, положительных результатов не дал. При обращении к классификаторам и ситуационному справочнику по ключевым словам “автомобильный транспорт – дорожное движение” был сформирован список из 72 документов, из которых 53 являлись действующими. По названию ни один из документов не являлся релевантным. При сплошном просмотре потребовались бы значительные временные затраты библиографа. В этом случае по реквизиту “текст документа” был сформулирован уточняющий запрос с использованием логического оператора “И” – “750 автомоб* прицеп*”. В результате поиска было найдено Постановление Правительства РФ № 1396 от 15.12.1999 г. в ред. от 21.11.2001 № 808 “Об утверждении правил сдачи квалификационных экзаменов и выдачи водительских удостоверений”, где п.7 разрешал водителям, имеющим право на управление транспортными средствами категории “С” “…управлять ими также при наличии прицепа, разрешенная максимальная масса которого не превышает 750 килограммов”.

В результате предварительной юридической обработки все документы сопровождаются набором дополнительной информации, которая позволяет ориентироваться в законодательстве и отслеживать динамику его развития. Юридическая обработка – это выявление взаимосвязей между документами, фиксирование выявленных связей с помощью ссылок, примечаний, справочных сведений, а также создание редакций документов при их изменении (8). Именно юридическая обработка документа при внесении его в ПБД создает реальные предпосылки для быстрого поиска пользователем необходимого документа. При работе с действующей редакцией того или иного нормативного акта, пользователь может сразу получить сведения о ретроспективных редакциях документа, определить респондентские и корреспондентские связи документа, ссылку на источник опубликования в виде библиографического описания, ознакомиться с комментариями к документу, Юридическая обработка документов также помогает выявлению противоречий в нормах разных документов ориентирует пользователя в тематических рубриках и ключевых словах. В целом, СПС создают новую схему представления информации в виде гипертекстовой реализации на связанные документы, перехода из одного документа в другой по ссылкам.

Поисковые возможности, совершенные системы навигации, уникальные технологические решения, заложенные в СПС, позволяют говорить о трансформации деятельности библиографа, которая раньше предполагала использование только традиционного справочно-поискового аппарата. СПС являются удобным и эффективным средством организации труда библиографов, связанного с предоставлением правовой информации. В настоящее время можно говорить о том, что и сами СПС являются частью справочно-поискового аппарата библиотек. Активное внедрение в практику работы электронных ресурсов, составной частью которого являются СПС, открывает новые возможности библиографического обслуживания и дает новые инструменты поиска, предлагая пользователю постоянно пополнять свой арсенал работы с правовой информацией.

Для быстрой и простой работы со списками в системе предусмотрены функции фильтрации, анализа, сортировки, редактирования, синхронного просмотра, уточняющего поиска и другие возможности.

На данной странице мы рассмотрим следующие возможности работы со списками документов:

1. Представление списка
2. Анализ списка
3. Синхронный просмотр документов списка
4. Сортировка списка
5. Редактирование списка
6. Поиск в списке
   

1. Представление списка

Наиболее распространенным случаем работы со списками документов в системе ГАРАНТ является построение списка в результате применения Базового поиска. Список, полученный при таком виде поиска, состоит из названий документов и небольших выдержек из их текстов. С помощью таких выдержек можно мгновенно определить, необходимо ли отрывать документ для подробного изучения. Обратите внимание, что выдержки показываются только для Базового списка.

2. Анализ списка

Построив список документов, можно произвести его анализ по видам информации. Это пригодится при работе с объемными списками документов по определенной теме.

 Чтобы обратиться к этой функции, достаточно щелкнуть по расположенной в нижней части окна вкладке “Анализ списка” или выбрат соответствующий пункт в выпадающем меню кнопки . В результате появится окно с перечислением всех видов информации и количеством представленных в списке документов каждого вида. Выбрав интересующий вид информации, можно построить новый список документов.

Если на экране находится сокращенный список результатов Базового поиска (так называемый Базовый список), анализ пройдет по полному списку.

 3. Синхронный просмотр документов списка

Не выходя из списка документов, вы можете ознакомиться с их аннотациями, текстами, справочной информацией к ним, а также со списками ссылающихся на них документов.

Для этого достаточно открыть дополнительное окно синхронного просмотра, выбрав вкладку “Синхронный просмотр”, расположенную внизу экрана. В зависимости от того, какую вкладку дополнительного окна вы откроете, в нём будут представлены аннотация, текст, справка к документу, список похожих документов, список судебной практики или комментариев (аналитических материалов) для текущего (т.е. выделенного в списке) документа.

 4. Сортировка списка

Списки, построенные с помощью Базового или контекстного поиска, по умолчанию отсортированы по степени соответствия смыслу заданного контекста. Списки документов, построенные иным образом, по умолчанию сортируются по юридической силе.

Чтобы изменить последовательность расположения документов в списке, необходимо выбрать в меню кнопки пункт “Сортировать список”, а далее во всплывающем окне – вид сортировки: по юридической силе, по дате издания или по дате последнего изменения. Можно заменить порядок следования документов в списке с убывающего на возрастающий (и наоборот) с помощью соответствующего пункта меню “Документы”.

 5. Редактирование списка

 Проанализировав полученный список документов, вы можете изменить его состав с учетом текущей задачи. В системе для этого предусмотрены следующие операции: удаление и добавление отдельных документов, объединение, вычитание и пересечение списков, а также уточнение списка.

 Операции удаления и вставки документов реализованы в системе аналогично приложениям MS Office. Для данных операций предусмотрены горячие клавиши:
Ctrl+C — копирование выделенных элементов в буфер обмена Windows,
Ctrl+V — вставка элементов из буфера обмена Windows,
Ctrl+A — выделение всех элементов списка (несколько элементов списка можно выделить при удержании в нажатом состоянии клавиши Ctrl — для выделения несмежных, отдельных документов в списке — или Shift — для выделения непрерывного диапазона элементов между выделенным ранее и выделяемым элементом),
а также клавиша Delete — удаление всех выделенных элементов списка.
Перечисленные операции вы также можете выполнять с помощью команд контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши в списке.

 Чтобы дополнить сохраненный в папке “Мои документы” список документами из текущего списка, необходимо открыть папку “Мои документы” и перетащить курсором мыши выделенные документы на название сохраненного списка. При этом появится диалоговое окно, в котором можно указать, как сохранить перетаскиваемые документы: как новый список или присоединить к ранее сохранённому списку.

 Для объединения, вычитания и пересечения текущего списка с ранее сохранённым в системе предусмотрены соответствующие команды в разделе “Анализ” главного меню. При переходе к ним появляется диалоговое окно, предназначенное для выбора списка, который должен быть вычтен из текущего списка (т.е. вычитаемый список должен быть построен и сохранён до вычитания) или с которым текущий список должен быть пересечен или объединен.

 Изменённый список отмечается в системе предупреждающим знаком , а в дополнительном окне “Справка к списку” появляется информация о том, каким образом список был изменён.